Política de Tratamiento de Datos Personales

Introducción

OPTIMAL TECHNOLOGY S.A.S., en adelante OPTIMAL, en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, sus normas reglamentarias y demás disposiciones aplicables en materia de protección de datos personales, reconoce la importancia de garantizar el derecho fundamental de las personas a conocer, actualizar, rectificar y, cuando corresponda, suprimir la información personal que sea objeto de tratamiento por parte de la organización.

En desarrollo de sus actividades, OPTIMAL puede realizar operaciones de recolección, almacenamiento, consulta, uso, circulación, actualización y supresión de datos personales de diferentes titulares, incluyendo, entre otros, trabajadores, contratistas, clientes, proveedores, aliados, usuarios y demás personas naturales cuyos datos sean tratados en el desarrollo de sus actividades empresariales.

En este sentido, OPTIMAL establece la presente Política de Tratamiento de Datos Personales como instrumento para definir los lineamientos, principios, responsabilidades y condiciones bajo los cuales se realiza el tratamiento de información personal, procurando que este se efectúe de manera lícita, transparente, segura y acorde con las finalidades informadas a los titulares.

La presente Política busca establecer las directrices necesarias para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales bajo responsabilidad de OPTIMAL, así como fortalecer las medidas técnicas, humanas y administrativas orientadas a prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, de conformidad con los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012.

De igual manera, OPTIMAL reconoce que la protección de los datos personales constituye un componente esencial de la gestión de la información y de la confianza con sus grupos de interés. Por lo anterior, la organización promueve una cultura orientada al uso responsable de la información, al respeto de los derechos de los titulares y al cumplimiento de las obligaciones que le sean aplicables en su calidad de Responsable y/o Encargado del Tratamiento, según corresponda en cada caso.

Esta Política deberá ser conocida y aplicada por las personas que, en razón de sus funciones, tengan acceso o intervengan en el tratamiento de datos personales bajo responsabilidad de OPTIMAL, y será complementada con los procedimientos, controles, formatos, avisos de privacidad y demás instrumentos internos que la organización establezca para garantizar su implementación y cumplimiento.

Objetivos

Objetivo general

Establecer los lineamientos y directrices para la adecuada recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, conservación y supresión de los datos personales tratados por OPTIMAL TECHNOLOGY S.A.S. – OPTIMAL, garantizando el respeto de los derechos de los titulares y el cumplimiento de los principios, obligaciones y disposiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, sus normas reglamentarias y demás normativa colombiana aplicable en materia de protección de datos personales.

Objetivos específicos

• Establecer los principios y criterios que deben orientar el tratamiento de los datos personales por parte de OPTIMAL, asegurando que la información sea tratada de forma transparente, segura y conforme a las finalidades autorizadas por los titulares.
• Definir los derechos de los titulares y los mecanismos para su ejercicio, estableciendo los canales y condiciones para la atención de consultas, solicitudes, reclamos, actualización, rectificación y supresión de datos personales, cuando sea procedente.
• Establecer las responsabilidades y medidas de protección que deben observar OPTIMAL, sus colaboradores, contratistas, terceros y demás personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, con el propósito de prevenir accesos, usos, modificaciones, pérdidas o divulgaciones no autorizadas de la información.

Alcance

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales aplica a OPTIMAL TECHNOLOGY S.A.S. y establece los lineamientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, consulta, actualización, conservación y supresión de los datos personales tratados en desarrollo de sus actividades, independientemente del medio físico, digital o tecnológico utilizado.

Su aplicación comprende los datos personales de clientes, usuarios, colaboradores, ex colaboradores, candidatos, contratistas, proveedores, aliados estratégicos y demás personas naturales cuyos datos sean objeto de tratamiento por parte de la organización, así como aquellos tratamientos realizados por terceros que actúen como Encargados del Tratamiento, cuando corresponda.

Las disposiciones contenidas en esta Política son de obligatorio cumplimiento para los colaboradores, contratistas, proveedores y terceros que, en razón de sus funciones o relaciones contractuales, tengan acceso o intervengan en el tratamiento de datos personales bajo responsabilidad de OPTIMAL TECHNOLOGY S.A.S., y se aplican de conformidad con la Ley 1581 de 2012, sus normas reglamentarias y demás disposiciones colombianas aplicables en materia de protección de datos personales.

Términos y definiciones

Para efectos de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, se adoptan las siguientes definiciones, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables:

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

Base de datos

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público

Dato que no sea semiprivado, privado o sensible y que pueda encontrarse contenido, entre otros, en registros, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y que no tenga naturaleza reservada.

Dato privado

Dato que, por su naturaleza íntima o reservada, solo es relevante para el Titular.

Dato semiprivado

Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento puede interesar no solamente al Titular, sino también a determinado sector o grupo de personas.

Dato sensible

Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo aquellos datos que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a organizaciones sindicales o sociales, información relacionada con la salud, vida sexual y datos biométricos.

Encargado del Tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento

Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, consulta, actualización, modificación, transferencia, transmisión o supresión.

Transferencia

Operación que tiene lugar cuando el Responsable o Encargado del Tratamiento, ubicado en Colombia, envía información o datos personales a un receptor que, a su vez, es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión

Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por parte del Encargado por cuenta del Responsable.

Habeas Data

Derecho fundamental que permite a las personas conocer, actualizar, rectificar y controlar la información que sobre ellas haya sido recolectada y almacenada en bases de datos o archivos.

Marco normativo

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se desarrolla con fundamento en el marco constitucional y legal colombiano aplicable a la protección de datos personales y al derecho fundamental al habeas data.

Como principal referente se encuentra el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, que reconoce el derecho de todas las personas a su intimidad personal y familiar, al buen nombre y a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bancos de datos y archivos de entidades públicas y privadas.

La Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, establece los principios, derechos de los Titulares, deberes de los Responsables y Encargados del Tratamiento, procedimientos para el ejercicio de los derechos y demás disposiciones aplicables al tratamiento de datos personales.

De igual manera, forman parte del marco normativo aplicable, en cuanto resulten pertinentes:

Ley 1581 de 2012

Régimen general de protección de datos personales.

Decreto 1377 de 2013

Reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, particularmente aspectos relacionados con la autorización, políticas de tratamiento, derechos de los Titulares y mecanismos para el tratamiento de datos personales.

Decreto 1074 de 2015

Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, que incorpora disposiciones reglamentarias relacionadas con la protección de datos personales.

Ley 1266 de 2008

Régimen especial de habeas data relacionado con la información financiera, crediticia, comercial y de servicios, cuando resulte aplicable.

Ley 1098 de 2006

Código de Infancia y Adolescencia, en lo relacionado con la protección integral de los derechos de niños, niñas y adolescentes.

Ley 1712 de 2014

Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, cuando resulte aplicable.

Demás normas, decretos, circulares y disposiciones expedidas por las autoridades competentes que modifiquen, adicionen, reglamenten o sustituyan las disposiciones aplicables a la protección de datos personales.

Principios generales para el tratamiento de datos personales

OPTIMAL realizará el tratamiento de datos personales atendiendo los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables, garantizando que las actividades de tratamiento se desarrollen bajo criterios de legalidad, transparencia, seguridad y respeto por los derechos de los Titulares.

Principio de legalidad

El tratamiento de datos personales estará sujeto a las disposiciones legales vigentes y aplicables.

Principio de finalidad

Los datos personales serán tratados de acuerdo con finalidades legítimas, específicas, explícitas e informadas al Titular.

Principio de libertad

El tratamiento solo podrá realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo las excepciones previstas en la ley.

Principio de veracidad o calidad

La información objeto de tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. OPTIMAL evitará el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que puedan inducir a error.

Principio de transparencia

OPTIMAL garantizará al Titular, en cualquier momento y sin restricciones, el acceso a la información relacionada con la existencia de datos que le conciernan y con el tratamiento realizado sobre estos.

Principio de acceso y circulación restringida

Los datos personales no podrán estar disponibles en Internet o medios de comunicación masiva, salvo que se trate de información pública o que el acceso corresponda a una finalidad legítima y se encuentre autorizado conforme a la normativa aplicable.

Principio de seguridad

OPTIMAL implementará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales y que, por razón de sus funciones, conozcan información personal estarán obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con OPTIMAL.

Principio de temporalidad

Los datos personales serán conservados durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, las obligaciones legales o contractuales aplicables y los periodos de conservación definidos por OPTIMAL.

Política de tratamiento de datos personales

OPTIMAL TECHNOLOGY S.A.S. reconoce la importancia de garantizar la protección de los datos personales que se encuentren bajo su responsabilidad y, en consecuencia, establece los lineamientos para realizar su tratamiento de manera lícita, segura, transparente y conforme con las finalidades autorizadas por los Titulares.

OPTIMAL recolectará y tratará únicamente aquellos datos personales que sean pertinentes, adecuados y necesarios para el cumplimiento de las finalidades legítimas previamente definidas, procurando que la información sea veraz, completa, actualizada y comprensible.

El tratamiento de los datos personales se realizará con fundamento en una autorización válida del Titular, salvo las situaciones expresamente exceptuadas por la legislación colombiana. La autorización deberá permitir que el Titular conozca, como mínimo, la finalidad del tratamiento, los derechos que le asisten y los mecanismos establecidos para ejercerlos.

OPTIMAL adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales frente a riesgos de pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, de acuerdo con la naturaleza de la información y los riesgos asociados a su tratamiento.

El acceso a los datos personales estará limitado a las personas que, de acuerdo con sus funciones, responsabilidades o relación contractual, requieran conocer dicha información. Los colaboradores, contratistas, proveedores y terceros que intervengan en el tratamiento deberán observar las obligaciones de confidencialidad y seguridad establecidas por OPTIMAL.

Los datos personales podrán ser tratados directamente por OPTIMAL o por terceros que actúen como Encargados del Tratamiento, siempre que exista una relación contractual o jurídica que establezca las obligaciones correspondientes en materia de protección, seguridad, confidencialidad y tratamiento de la información.

OPTIMAL garantizará a los Titulares el ejercicio de los derechos establecidos en la legislación colombiana, incluyendo el derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, solicitar información sobre su tratamiento, presentar consultas y reclamos y, cuando corresponda, solicitar la supresión de sus datos o revocar la autorización otorgada.

La presente Política deberá ser comunicada a los Titulares mediante los mecanismos definidos por OPTIMAL y permanecerá disponible para su consulta.

Datos sensibles

Se consideran datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Dentro de esta categoría se encuentran, entre otros, los datos relacionados con el origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a organizaciones sindicales o sociales, información relativa a la salud, vida sexual y datos biométricos.

OPTIMAL reconoce que el tratamiento de esta clase de información requiere un nivel reforzado de protección y, por tanto, aplicará las medidas necesarias para garantizar que su tratamiento se encuentre debidamente justificado, autorizado y limitado a las finalidades legítimas para las cuales resulte necesario.

OPTIMAL evitará solicitar o recolectar datos sensibles cuando estos no sean necesarios para el desarrollo de sus actividades o para el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales o institucionales.

Cuando resulte necesario tratar datos sensibles, se informará al Titular de manera clara sobre el carácter sensible de la información, la finalidad del tratamiento y la posibilidad de abstenerse de autorizar su tratamiento, cuando legalmente proceda.

Tratamiento de datos sensibles

El tratamiento de datos sensibles por parte de OPTIMAL se realizará únicamente cuando exista una finalidad legítima y se configure alguna de las circunstancias permitidas por la legislación colombiana.

Cuando el tratamiento requiera autorización, esta deberá ser previa, expresa e informada, y deberá dejar constancia de la manifestación de voluntad del Titular. OPTIMAL no condicionará, cuando legalmente no corresponda, una actividad, servicio o relación al suministro de datos sensibles que no sean necesarios para su desarrollo.

Los datos sensibles estarán sujetos a medidas reforzadas de seguridad y acceso restringido, de acuerdo con su nivel de criticidad y los riesgos asociados. Su acceso estará limitado exclusivamente al personal autorizado que requiera conocerlos para el cumplimiento de sus funciones.

Cuando los datos sensibles sean tratados por Encargados, OPTIMAL establecerá contractualmente las obligaciones relacionadas con su protección, confidencialidad, seguridad, uso limitado y tratamiento conforme a las instrucciones impartidas por la organización.

Derechos de los niños, niñas y adolescentes

OPTIMAL reconoce que los derechos de los niños, niñas y adolescentes tienen especial protección constitucional y legal. En consecuencia, el tratamiento de sus datos personales deberá realizarse respetando su interés superior, sus derechos fundamentales y las disposiciones especiales establecidas por la legislación colombiana.

OPTIMAL evitará el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes cuando no resulte estrictamente necesario para el cumplimiento de una finalidad legítima. Cuando su tratamiento sea procedente, deberá garantizarse el respeto de sus derechos y, en particular, la protección de su interés superior.

En los casos en que sea necesario obtener información personal de niños, niñas y adolescentes, OPTIMAL procurará contar con la autorización de quien se encuentre facultado legalmente para otorgarla, sin perjuicio de garantizar el derecho del menor a ser escuchado y valorar su opinión de acuerdo con su edad y nivel de madurez.

Los datos personales de niños, niñas y adolescentes estarán sujetos a medidas de seguridad y acceso restringido, procurando prevenir su uso, divulgación o tratamiento no autorizado.

Existencia y divulgación integral o parcial de la información

OPTIMAL garantizará a los Titulares el derecho a conocer la existencia de información personal que sea objeto de tratamiento y, cuando corresponda, acceder a ella de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

La información personal podrá encontrarse almacenada en diferentes bases de datos, sistemas de información, aplicaciones, archivos físicos, plataformas tecnológicas o repositorios utilizados por OPTIMAL para el desarrollo de sus actividades.

El acceso a la información estará sujeto a los principios de seguridad, confidencialidad, acceso restringido y circulación controlada. En consecuencia, OPTIMAL podrá limitar la entrega o divulgación de información cuando exista una disposición legal, contractual o judicial que así lo determine, cuando se encuentren comprometidos derechos de terceros o cuando la información tenga carácter reservado.

Cuando una solicitud comprenda información que contenga datos personales de terceros, OPTIMAL adoptará las medidas necesarias para proteger dicha información y, cuando resulte procedente, podrá entregar únicamente la parte de la información que pueda ser divulgada legalmente.

La divulgación de información personal a terceros deberá estar sustentada en una finalidad legítima y en la correspondiente autorización, obligación legal, orden judicial o circunstancia que permita su tratamiento conforme al marco normativo aplicable.

Tratamiento y finalidad de los datos

OPTIMAL realizará el tratamiento de datos personales exclusivamente para finalidades legítimas, específicas y previamente informadas a los Titulares, de acuerdo con las actividades propias de la organización y con las obligaciones legales, contractuales y administrativas que le resulten aplicables.

Las finalidades podrán comprender, según la naturaleza de la relación con el Titular, la gestión de relaciones comerciales y contractuales; identificación y contacto; atención de solicitudes, peticiones, quejas y reclamos; gestión de clientes y proveedores; gestión de colaboradores y contratistas; procesos de selección y contratación; administración de nómina y obligaciones laborales; facturación y gestión financiera; cumplimiento de obligaciones legales y contractuales; gestión de seguridad de la información; control de acceso físico y lógico; prevención y gestión de incidentes; actividades de capacitación y comunicación; gestión de servicios tecnológicos; auditorías y procesos de control; gestión de riesgos; y demás actividades necesarias para el desarrollo legítimo de las funciones y operaciones de OPTIMAL.

Cuando corresponda, los datos personales podrán ser utilizados para atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales competentes, cumplir obligaciones legales, ejercer derechos de OPTIMAL o de terceros, gestionar procesos contractuales y garantizar la seguridad de las personas, instalaciones, sistemas y activos de información.

OPTIMAL podrá utilizar los datos personales para establecer comunicaciones relacionadas con las relaciones comerciales, contractuales, laborales o institucionales existentes, siempre que dichas comunicaciones sean pertinentes a la finalidad para la cual fueron recolectados los datos y se respeten los derechos de los Titulares.

El tratamiento deberá limitarse a los datos que sean adecuados, pertinentes y necesarios para las finalidades definidas. OPTIMAL no utilizará los datos personales para finalidades incompatibles con aquellas informadas al Titular, salvo que exista una base legal que permita dicho tratamiento.

Cuando la finalidad para la cual fueron recolectados los datos personales haya sido cumplida, OPTIMAL procederá a su conservación, archivo, anonimización o supresión, según corresponda, teniendo en cuenta las obligaciones legales, contractuales, administrativas y los periodos de conservación establecidos por la organización.

Derechos y condiciones de legalidad para el tratamiento de los datos

OPTIMAL TECHNOLOGY S.A.S. reconoce y garantiza los derechos de los Titulares de los datos personales y realizará su tratamiento de conformidad con los principios y condiciones establecidos en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, sus normas reglamentarias y demás disposiciones que resulten aplicables.

El tratamiento de datos personales se efectuará sobre una base jurídica válida, atendiendo la finalidad informada al Titular y aplicando las medidas necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y seguridad de la información.

Derechos de los titulares de los datos personales

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los Titulares de los datos personales tratados por OPTIMAL tendrán los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a OPTIMAL, especialmente cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
• Ser informados por OPTIMAL, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la autoridad competente quejas por infracciones a las disposiciones de protección de datos personales, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante OPTIMAL, cuando corresponda.
• Solicitar la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para su tratamiento, cuando sea procedente conforme a la legislación aplicable.
• Acceder de manera gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Los demás derechos que establezca la Constitución, la Ley 1581 de 2012 y las normas que la reglamenten, modifiquen, adicionen o sustituyan.

Los derechos de los Titulares podrán ser ejercidos por estos, sus causahabientes, representantes o apoderados, y por las personas que se encuentren facultadas legalmente para ello.

Autorización del titular de los datos

OPTIMAL solicitará al Titular la autorización para el tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos expresamente exceptuados por la legislación colombiana.

La autorización deberá ser previa, expresa e informada y podrá obtenerse por cualquier medio que permita su posterior consulta y verificación. OPTIMAL conservará evidencia de la autorización otorgada por el Titular, de acuerdo con los mecanismos y medios definidos internamente.

Al momento de solicitar la autorización, OPTIMAL informará al Titular de manera clara y comprensible, como mínimo, las finalidades específicas para las cuales serán tratados sus datos, sus derechos, los mecanismos disponibles para ejercerlos y la identificación del Responsable del Tratamiento.

Cuando el tratamiento involucre datos sensibles, OPTIMAL informará expresamente al Titular sobre el carácter sensible de la información y su facultad de abstenerse de autorizar su tratamiento, en los casos en que la legislación así lo contemple.

La autorización podrá ser revocada por el Titular en cualquier momento, siempre que no exista un deber legal o contractual que haga necesario continuar con el tratamiento.

Casos en que no es necesaria la autorización

OPTIMAL podrá realizar el tratamiento de datos personales sin obtener autorización previa del Titular únicamente en los casos expresamente establecidos por la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables. De acuerdo con la legislación vigente, no será necesaria la autorización cuando:

• La información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Se trate de datos de naturaleza pública.
• Se presente una situación de urgencia médica o sanitaria.
• El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, siempre que se adopten las medidas necesarias para garantizar la protección de los derechos de los Titulares.
• Se trate de datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
• Existan otras excepciones expresamente previstas en la Constitución o la ley.

En estos casos, OPTIMAL deberá garantizar el cumplimiento de los demás principios y obligaciones aplicables al tratamiento de datos personales.

Forma de suministrar la información

La información solicitada por los Titulares será suministrada por OPTIMAL a través de los medios físicos, electrónicos o tecnológicos disponibles y que resulten adecuados para atender la solicitud.

La información será entregada de manera clara, comprensible, completa y verificable, procurando garantizar que el solicitante sea efectivamente el Titular de los datos o una persona debidamente facultada para recibirla.

Cuando la solicitud comprenda información que involucre datos personales de terceros, OPTIMAL adoptará las medidas necesarias para proteger los derechos de dichos terceros y podrá suministrar únicamente aquella información cuya divulgación sea legalmente procedente.

OPTIMAL podrá establecer mecanismos de validación de identidad razonables para prevenir el acceso no autorizado a los datos personales.

Deber de informar al titular

OPTIMAL informará al Titular, de manera previa, clara y comprensible, sobre el tratamiento que realizará de sus datos personales y, como mínimo, sobre:

• El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y las finalidades del mismo.
• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas y adolescentes, cuando corresponda.
• Los derechos que le asisten como Titular.
• La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
• Los mecanismos dispuestos por OPTIMAL para el ejercicio de los derechos de los Titulares.
• La existencia de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y la forma de acceder a ella.

Cuando se produzcan cambios sustanciales en las políticas de tratamiento que puedan afectar el contenido de la autorización, OPTIMAL informará oportunamente a los Titulares antes de implementar dichos cambios, de acuerdo con las disposiciones legales aplicables.

Personas a quienes se les puede suministrar información

La información personal bajo responsabilidad de OPTIMAL únicamente podrá ser suministrada a:

• Los Titulares, sus causahabientes o representantes legalmente acreditados.
• Las entidades públicas o administrativas que, en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, requieran la información.
• Los terceros autorizados por el Titular o por disposición legal.
• Los Encargados del Tratamiento que requieran la información para desarrollar las actividades contratadas o autorizadas por OPTIMAL, dentro de los límites establecidos en la normativa aplicable.

La entrega de información a terceros deberá estar soportada en una finalidad legítima y en la correspondiente autorización, obligación legal, orden judicial o cualquier otra circunstancia que habilite legalmente el suministro de la información.

Aviso de privacidad

OPTIMAL podrá utilizar avisos de privacidad como mecanismo para informar a los Titulares sobre la existencia de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y las condiciones bajo las cuales se realizará el tratamiento de su información.

El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la identificación del Responsable del Tratamiento, las finalidades del tratamiento, los derechos del Titular, los mecanismos dispuestos para ejercerlos y la forma de acceder a la Política de Tratamiento de Datos Personales.

Cuando el aviso de privacidad sea utilizado como mecanismo de información, OPTIMAL garantizará su disponibilidad y acceso por medios físicos, electrónicos o tecnológicos apropiados, de acuerdo con el contexto en el que se realice la recolección de los datos.

Atención de consultas

Los Titulares, sus causahabientes, representantes o personas debidamente autorizadas podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de OPTIMAL y solicitar información relacionada con el tratamiento realizado sobre sus datos.

Las consultas deberán ser presentadas a través de los canales establecidos por OPTIMAL para la atención de solicitudes relacionadas con protección de datos personales.

OPTIMAL verificará la identidad del solicitante y, una vez validada su legitimidad, suministrará la información correspondiente de acuerdo con los términos establecidos en la legislación vigente.

Las consultas serán atendidas dentro de los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias. Cuando no sea posible atender la consulta dentro del término inicial, OPTIMAL informará al interesado las razones de la demora y señalará la fecha en la que será atendida.

Atención de reclamos

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos de OPTIMAL debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que advierta un posible incumplimiento de las disposiciones aplicables al tratamiento de sus datos personales, podrá presentar un reclamo ante OPTIMAL.

El reclamo deberá contener, como mínimo, la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud, la dirección o medio para recibir respuesta y los documentos que se consideren pertinentes para sustentar la reclamación.

Cuando el reclamo se encuentre incompleto, OPTIMAL podrá requerir al interesado para que subsane las deficiencias dentro de los términos establecidos por la normativa aplicable.

Una vez recibido un reclamo debidamente formulado, OPTIMAL dará el trámite correspondiente y responderá dentro de los términos previstos en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

Cuando corresponda, OPTIMAL procederá a actualizar, rectificar, suprimir o limitar el tratamiento de los datos personales, de acuerdo con la procedencia de la solicitud y las obligaciones legales o contractuales aplicables.

El Titular podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que OPTIMAL ha vulnerado las disposiciones aplicables, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la organización, cuando este requisito resulte aplicable.

Seguridad

OPTIMAL adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales tratados bajo su responsabilidad frente a riesgos de adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Las medidas de seguridad serán definidas considerando la naturaleza de los datos, las finalidades del tratamiento, los riesgos identificados, los medios utilizados para su tratamiento y las capacidades de la organización.

OPTIMAL establecerá controles orientados, entre otros aspectos, a la gestión de accesos, confidencialidad, protección de la información, gestión de incidentes, respaldo y recuperación, seguridad de los sistemas de información y gestión de terceros, cuando resulten aplicables.

El acceso a los datos personales estará restringido al personal que requiera dicha información para el cumplimiento de sus funciones o responsabilidades. Los colaboradores, contratistas y terceros que intervengan en el tratamiento estarán sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad.

En caso de presentarse un incidente que pueda comprometer la seguridad de los datos personales, OPTIMAL gestionará el evento de acuerdo con sus mecanismos internos de gestión de incidentes y las obligaciones legales aplicables.

Vigencia y aviso de posible cambio sustancial en las políticas de tratamiento

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tendrá vigencia a partir de su aprobación y permanecerá vigente mientras OPTIMAL realice actividades que involucren el tratamiento de datos personales.

OPTIMAL podrá modificar, actualizar o complementar esta Política cuando resulte necesario como consecuencia de cambios normativos, organizacionales, tecnológicos, operativos o de las condiciones bajo las cuales se realiza el tratamiento de los datos personales.

Cuando se produzcan cambios sustanciales en la Política que puedan afectar el contenido de la autorización otorgada por los Titulares, OPTIMAL comunicará dichos cambios de manera oportuna a través de los mecanismos definidos para tal fin y, cuando corresponda, obtendrá las autorizaciones adicionales requeridas por la legislación vigente.

La versión vigente de la Política estará disponible para consulta de los Titulares a través de los medios establecidos por OPTIMAL.

Identificación y datos de contacto del Responsable del Tratamiento

OPTIMAL TECHNOLOGY S.A.S., en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, establece los siguientes datos de identificación y canales de atención para efectos del cumplimiento de las disposiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables en materia de protección de datos personales.

Ley aplicable y jurisdicción

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se regirá e interpretará de conformidad con la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, sus normas reglamentarias y demás disposiciones colombianas aplicables en materia de protección de datos personales.

Para todos los efectos relacionados con la aplicación, interpretación y cumplimiento de la presente Política, OPTIMAL y los Titulares estarán sujetos a la legislación y jurisdicción colombiana, sin perjuicio de las competencias atribuidas por la ley a las autoridades administrativas y judiciales correspondientes.

Las controversias que se presenten con ocasión del tratamiento de datos personales serán atendidas inicialmente mediante los mecanismos de consulta, reclamo y demás canales establecidos por OPTIMAL y, cuando corresponda, podrán ser sometidas ante las autoridades competentes conforme al ordenamiento jurídico colombiano.

Control de cambios